Productivitat i reunions, una combinació possible

workplace-1245776_1920
Hi ha reunions que només serveixen per convocar altres reunions. Tots hem assistit a múltiples reunions llargues i improductives. Segons l’estudi Meetings at work: Perceived effectiveness and recommended improvements (2015) el 41,9 per cent de les reunions de treball no són productives, un 64 per cent dels assistents les valora negativament i són vistes com una pèrdua de temps.

Per exemple, segons l’estudi de WorkMeter, els treballadors espanyols passen més de 9 hores al dia de mitjana a la feina, de les quals un 24 per cent s’utilitza per fer trucades, feines administratives i reunions. D’aquestes, un 61 per fer són reunions programades i un 39 per cent són imprevistes.

Aquestes reunions, segons Eva Rimbau, professora dels Estudis d’Economia i Empresa de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC), són poc efectives especialment per dos motius: manca d’una estructura clara de la trobada, una elecció inapropiada dels convocats i la durada. I això té unes clares conseqüències: cost per l’empresa/organització i frustració pel treballador.

Per tant, que cal fer perquè una reunió sigui productiva? En primer lloc organitzar-la correctament (distribuir un ordre del dia, explicitar els objectius, explicar a cada individu per què se’l convida i quina s’espera que sigui la seva contribució); vigilar els aspectes més tangibles (puntualitat, instal·lacions adients…); liderar-la correctament; mostrar una actitud positiva per part dels participants (motivació i respecte per les aportacions dels altres) i, finalment, que hi hagin resultats reals (fer acta dels temes tractats i acordats, de les responsabilitats assignades a cada treballador…).

Algunes empreses tecnològiques, com Apple i Google, o centres hospitalaris, han posat de moda fer reunions a peu dret. Aquestes impliquen diferents persones i equips de l’empresa, estan programades de manera regular, generalment són diàries i amb un temps concret, no duren més de 15 minuts. Un model molt ben valorat pels treballadors, perquè el permet tenir una visió de conjunt en poc temps i parlar més de futur que de passat. Recuperant així productivitat, temps i il·lusió, tres valors claus en una empresa o organització. – REDACCIÓ.

Deixa un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà. Els camps necessaris estan marcats amb *